No llevar el registro horario no es un olvido menor. Es una infracción grave de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones que van desde 751 € hasta 7.500 € por empresa. Y si el decreto de fichaje digital en tramitación se aprueba en los términos actuales, el importe máximo podría subir a 10.000 € por trabajador afectado.
¿Cuánto cuesta no registrar la jornada?
El Real Decreto-ley 8/2019 (BOE-A-2019-3481) estableció la obligatoriedad del registro horario desde mayo de 2019. Las sanciones por incumplimiento se aplican según la LISOS en tres tramos:
- Leve (60 € a 625 €): errores formales, registros incompletos o entregas fuera de plazo a la autoridad laboral.
- Grave (751 € a 7.500 €): no llevar el registro, falta de fiabilidad de los datos, negar el acceso a la Inspección. Es el tramo aplicable a la mayoría de incumplimientos reales.
- Muy grave (7.501 € a 225.018 €): cuando el incumplimiento es sistemático o se combina con fraude en la cotización o en las horas extra.
El tramo grave es el más habitual. Una pyme de 5 trabajadores puede acabar con una sanción de 3.000–5.000 € por una primera infracción detectada en una Inspección.
El proyecto de reforma eleva las cuantías
El anteproyecto de ley para el nuevo decreto de fichaje digital, informado desfavorablemente por el Consejo de Estado en marzo de 2026 pero aún en tramitación parlamentaria a abril de 2026, plantea un cambio sustancial: las sanciones pasarían a calcularse por trabajador afectado, con un máximo de hasta 10.000 € por persona.
Una empresa con 10 empleados sin registro podría enfrentarse, en el peor caso, a una sanción de hasta 100.000 €. La Inspección lo usaría como palanca disuasoria para forzar el paso al registro digital.
Qué constituye "no llevar el registro"
La Inspección no espera un Excel impecable. Pero sí exige:
- Registro diario de entrada, salida y pausas para cada trabajador.
- Conservación 4 años de todos los datos, con capacidad de ser consultados en cualquier momento.
- Fiabilidad del registro: debe ser inmutable, trazable y no depender solo de la memoria del empleado.
- Acceso para la autoridad laboral, los trabajadores y sus representantes.
Un cuadrante en papel sin firma, un Excel editable sin control de cambios o un WhatsApp donde el encargado apunta las horas: todos ellos han sido cuestionados por la Inspección y pueden desencadenar una sanción grave.
Cómo evitar la multa
Tres pasos concretos:
- Sustituye el papel y el Excel por un registro digital con timestamp del servidor, audit log y conservación automática. Así te alineas con los requisitos del decreto digital que ya está en puertas.
- Forma a tu equipo en 5 minutos: cómo fichar, cómo corregir un error, cómo solicitar ausencias. Sin manuales, sin formación formal.
- Exporta los registros cada mes a PDF o Excel y archívalos. Si llega la Inspección, respondes en minutos, no en días.
Jornal9 cumple con los tres requisitos: registros inmutables, conservación 4 años y acceso remoto para la Inspección. Desde 80 €/año para equipos de hasta 2 trabajadores. Una multa grave vale más que décadas de suscripción.
Preguntas frecuentes
¿La sanción se aplica por trabajador o por empresa? Actualmente, por empresa (máximo 7.500 € en el tramo grave de la LISOS). El proyecto de reforma propone pasar a por trabajador afectado, con un máximo de 10.000 € por persona.
¿Me pueden sancionar si uso Excel pero lo conservo bien? Depende de si el Excel es auditable y no modificable. La mayoría de Excel locales no lo son, y la Inspección puede cuestionar su fiabilidad. El riesgo es real.
¿Cómo se entera la Inspección? Por denuncia del trabajador o sus representantes, por campañas sectoriales o por cruce de datos con Seguridad Social. En 2024, la Inspección realizó más de 20.000 actuaciones por incumplimiento del registro horario.
Si llevas el registro en papel o en Excel, estás expuesto. Pasa a digital y cumple desde el primer día. Calcula tu precio en segundos y empieza hoy mismo.