Una Inspección de Trabajo sobre control horario no tiene por qué ser traumática. Lo es cuando la empresa no está preparada. Esta guía explica qué pide el inspector, en qué plazo y cómo responder sin sobresaltos.
Qué documentos pide la Inspección
El inspector o subinspector puede solicitar, tanto en visita presencial como en remoto, los siguientes documentos relativos al control horario:
- Registros horarios de los últimos 4 años para cada trabajador de la plantilla, incluido el personal a tiempo parcial y los trabajadores desplazados.
- Contratos laborales vigentes para contrastar jornadas pactadas con las registradas.
- Justificación de horas extra si las hubiera, con indicación de compensación (económica o en descanso) según el RDL 8/2019.
- Protocolo de desconexión digital (Art. 88 de la LOPDGDD) si hay teletrabajo.
- Información proporcionada a los trabajadores sobre el sistema de registro y la protección de datos.
La Inspección puede además entrevistar a empleados y representantes de los trabajadores para contrastar la información.
En qué plazo tienes que entregar
El plazo habitual es inmediato en visita presencial (el inspector puede requerir los datos en el momento) o de 5 a 10 días hábiles si la Inspección se realiza en remoto.
A partir del decreto de fichaje digital (actualmente en tramitación tras el informe desfavorable del Consejo de Estado de marzo de 2026), el acceso pasará a ser en tiempo real: la Inspección podrá consultar los registros desde su propia plataforma, sin tener que pedírtelos.
Cómo preparar la documentación
Aunque no tengas aviso de Inspección, merece la pena tener lista esta carpeta:
- Un informe mensual por trabajador con horas trabajadas, pausas y desviaciones respecto al contrato.
- Un resumen anual firmado por empresa y representante legal del trabajador.
- Backup de los registros en PDF y Excel, con el timestamp del servidor visible.
- Un registro del sistema que usas: proveedor, política de privacidad, ubicación de servidores (debe estar en la UE para cumplir el RGPD).
Si usas Jornal9, todos estos documentos se exportan con dos clics desde el portal de administrador.
Qué evaluará el inspector
El inspector no solo comprueba la existencia del registro. Evalúa:
- Fiabilidad: ¿es auditable? ¿Tiene timestamp del servidor o depende del reloj del móvil del empleado? ¿Hay audit log de cambios?
- Completitud: ¿se registran pausas? ¿Hay datos de todos los trabajadores, incluidos los que están de baja o de vacaciones?
- Conservación: ¿llegan los datos a 4 años atrás? ¿Están accesibles o archivados?
- Información al trabajador: ¿firmó la cláusula RGPD? ¿Sabe dónde consultar sus registros?
El resultado de la Inspección puede ser una actuación sin sanción (con requerimiento de mejora), una sanción leve (60–625 €), una grave (751–7.500 €) o muy grave (7.501–225.018 €) según la LISOS.
Checklist de 5 minutos antes de la visita
- ¿Tienes registros diarios de todos los trabajadores de los últimos 4 años?
- ¿Puedes exportar un informe por persona en menos de 10 minutos?
- ¿Tu sistema es inmutable y tiene audit log de cambios?
- ¿Los datos están alojados en la UE con RGPD aplicable?
- ¿Tus trabajadores firmaron la información sobre el sistema de registro?
Si la respuesta a las cinco es sí, estás listo. Si falla una, conviene cerrar ese gap antes de que llegue la Inspección.
Qué hace Jornal9 ante una Inspección
Los fichajes se guardan con timestamp del servidor y son inmutables desde el momento en que se registran. La Inspección puede acceder en remoto cuando lo requiera. La exportación en PDF, Excel y CSV es instantánea. La conservación mínima es de 4 años en servidores europeos.
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