El RDL 8/2019 fija una obligación clara: los registros de jornada deben conservarse durante 4 años. Suena simple pero en la práctica esconde decisiones importantes.
Qué exige exactamente la ley
El artículo único del RDL 8/2019, que modifica el Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, obliga a:
- Registrar diariamente la jornada de cada trabajador (entrada y salida).
- Conservar los registros 4 años.
- Mantenerlos disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
No especifica formato. Puede ser papel, Excel, hoja firmada o software. Pero sí exige fiabilidad y acceso en caso de requerimiento.
Qué pasa si los borras antes
Si la Inspección pide registros de hace dos años y no los tienes, el tratamiento es el mismo que si nunca los hubieras llevado: falta grave LISOS de 751 a 7.500 € por trabajador afectado.
Esto ocurre con más frecuencia de la que parece cuando las empresas:
- Cambian de software y no migran el histórico.
- Guardan fichajes solo en el ordenador del jefe y el disco se rompe.
- Usan Excel compartido y alguien "limpia" archivos antiguos.
Qué debes conservar exactamente
No basta con guardar "algo". Lo mínimo exigible:
- Identificación del trabajador (nombre o DNI).
- Fecha del día registrado.
- Hora de entrada y hora de salida.
- Correcciones con audit log (quién corrigió, cuándo, qué motivo).
Opcional pero recomendable:
- Pausas (si las tienes en el convenio o pactadas).
- Firma del empleado o mecanismo equivalente de validación.
- Metadato del sistema (timestamp del servidor, IP si aplica).
Formato: digital o papel
Ambos son válidos. Pero solo el digital con registros inmutables es auditable sin ambigüedad.
El papel exige archivo físico controlado, riesgo de pérdida o deterioro, y dificultad de entrega remota a la Inspección (que tiene derecho a acceso telemático).
El Excel es legalmente válido pero muy difícil de defender en una inspección: cualquiera puede modificar celdas sin rastro. La Inspección suele pedir explicaciones adicionales cuando el registro es Excel.
Un software de fichaje con registros inmutables y audit log resuelve todos los flancos: accesible, auditable, fiable, remoto.
Qué pasa al cambiar de proveedor
Este es el escenario donde más empresas pierden datos. Cuando migras de un software a otro:
- Exporta todo el histórico antes de cancelar el contrato con el proveedor antiguo. PDF, CSV o Excel, lo que permita.
- Guarda el export en tu propio servidor (Google Drive empresa, OneDrive, NAS). No dejes el histórico bajo control del proveedor saliente.
- Documenta la migración: fecha de corte, formato del export, responsable. Un email interno basta.
- Importa al nuevo sistema si lo permite, o consérvalo como archivo paralelo si no.
El nuevo sistema debe empezar a registrar desde el día de corte. El histórico anterior queda como archivo legal de consulta.
Cuándo puedes borrar
Pasados 4 años completos desde la fecha de cada registro, puedes borrarlo. Pero atención: hay supuestos que extienden la conservación:
- Litigios laborales abiertos: conserva mientras el procedimiento esté vivo.
- Reclamaciones de horas extra: prescriben al año según Art. 59 ET, pero el registro puede ser prueba.
- Políticas internas más estrictas: algunas empresas conservan 5–6 años por precaución.
Por defecto: 4 años y borrado automático con log de destrucción documentado.
Cómo lo resuelve Jornal9
Jornal9 conserva todos los registros 4 años por defecto con timestamp del servidor inmutable. Puedes exportar a PDF, Excel o CSV en cualquier momento desde el panel. Si cambias de proveedor dentro del plazo, el export es completo y auditable.
Esto forma parte del plan estándar sin coste adicional, desde 80 €/año. Ver precios o leer cómo cumplimos.