Las horas extra son el motivo número uno por el que se reforzó el registro horario en España. Si llega la Inspección, lo primero que compara es jornada registrada vs jornada pactada para detectar horas no pagadas.
Qué es una hora extra
El Art. 35 del Estatuto de los Trabajadores define hora extra como toda hora trabajada por encima de la jornada ordinaria pactada en contrato o convenio.
Puntos clave:
- No importa si es voluntaria (salvo cláusula específica): si trabajas 9 horas cuando tu jornada es 8, la 9ª es extra.
- No se calculan por semana: si un día haces 10 horas y otro 6, la primera genera extras aunque la semana cuadre.
- Aplica igual a parcial y completa: en parcial las extras se llaman "complementarias" y tienen régimen especial (ver guía de tiempo parcial).
Tope legal anual
El Art. 35.2 ET fija un máximo de 80 horas extra al año por trabajador. Excepciones:
- Fuerza mayor: sin límite, pero justificada.
- Convenios colectivos pueden rebajar el tope (nunca subirlo).
- Trabajadores a tiempo parcial: prohibidas las horas extra (solo horas complementarias pactadas).
- Menores de 18 años: prohibidas.
Superar el tope sin justificación es falta muy grave LISOS: 7.501 a 225.018 €.
Cómo se pagan
Dos opciones según el Art. 35.1 ET:
- Cuantía pactada (en convenio o contrato), nunca inferior al valor de la hora ordinaria.
- Compensación con descanso equivalente dentro de los 4 meses siguientes.
Si el convenio no dice nada y no hay pacto, la regla supletoria es que se pagan, no se compensan. Muchos convenios permiten compensación pero el trabajador puede pedir pago si la empresa no respeta el plazo de 4 meses.
Cotización obligatoria
Todas las horas extra cotizan a la Seguridad Social, incluso las compensadas con descanso. Las cuotas son específicas (Art. 149 LGSS):
- Horas extra estructurales o fuerza mayor: cotización reducida.
- Horas extra no estructurales: cotización plena.
Muchas empresas olvidan esta cotización cuando compensan con descanso, creyendo que "al no pagarlas, no cotizan". Error grave que regulariza Seguridad Social con recargos.
Qué debe mostrar el registro horario
Para que la Inspección te acepte el registro, debe permitir ver:
- Jornada pactada del trabajador (8h/día, 40h/semana o lo que corresponda).
- Jornada real día a día.
- Horas extra identificadas automáticamente cuando se supera la pactada.
- Acumulado mensual y anual de horas extra por trabajador (para no pasar el tope de 80).
- Estado: pagadas, compensadas o pendientes.
Un Excel rara vez cumple los 5 puntos sin errores. Y si hay errores, la Inspección presume en contra de la empresa.
El audit trail como protección
Cuando un empleado reclama horas extra no pagadas (retroactivo hasta 1 año según Art. 59 ET), el registro horario con timestamp del servidor e inmutable es la única defensa sólida de la empresa.
Si solo tienes Excel, el trabajador puede aportar WhatsApps, emails o testigos para desvirtuarlo. Un software con audit log es prueba cualificada.
Cómo Jornal9 lo gestiona
Jornal9 calcula automáticamente horas extra al detectar jornada real superior a la pactada. Muestra:
- Acumulado mensual y anual por empleado.
- Alertas cuando un trabajador se acerca al tope de 80 horas/año.
- Exportación diferenciada de horas ordinarias y extras para pasar a nómina.
- Audit trail completo para defender en Inspección.
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