Una Inspecció de Treball sobre control horari no té per què ser traumàtica. Ho és quan l'empresa no està preparada. Aquesta guia explica què demana l'inspector, en quin termini i com respondre sense ensurts.
Quins documents demana la Inspecció
L'inspector o subinspector pot sol·licitar, tant en visita presencial com en remot, els documents següents relatius al control horari:
- Registres horaris dels últims 4 anys per a cada treballador de la plantilla, inclòs el personal a temps parcial i els treballadors desplaçats.
- Contractes laborals vigents per contrastar jornades pactades amb les registrades.
- Justificació d'hores extra si n'hi ha, amb indicació de compensació (econòmica o en descans) segons el RDL 8/2019.
- Protocol de desconnexió digital (Art. 88 de la LOPDGDD) si hi ha teletreball.
- Informació proporcionada als treballadors sobre el sistema de registre i la protecció de dades.
La Inspecció pot a més entrevistar empleats i representants dels treballadors per contrastar la informació.
En quin termini has de lliurar
El termini habitual és immediat en visita presencial (l'inspector pot requerir les dades en el moment) o de 5 a 10 dies hàbils si la Inspecció es fa en remot.
A partir del decret de fitxatge digital (actualment en tramitació després de l'informe desfavorable del Consell d'Estat del març de 2026), l'accés passarà a ser en temps real: la Inspecció podrà consultar els registres des de la seva pròpia plataforma, sense haver-te'ls de demanar.
Com preparar la documentació
Encara que no tinguis avís d'Inspecció, val la pena tenir llesta aquesta carpeta:
- Un informe mensual per treballador amb hores treballades, pauses i desviacions respecte al contracte.
- Un resum anual signat per empresa i representant legal del treballador.
- Còpia de seguretat dels registres en PDF i Excel, amb el timestamp del servidor visible.
- Un registre del sistema que fas servir: proveïdor, política de privacitat, ubicació dels servidors (ha de ser a la UE per complir el RGPD).
Si fas servir Jornal9, tots aquests documents s'exporten amb dos clics des del portal d'administrador.
Què avaluarà l'inspector
L'inspector no només comprova l'existència del registre. Avalua:
- Fiabilitat: és auditable? Té timestamp del servidor o depèn del rellotge del mòbil de l'empleat? Hi ha audit log de canvis?
- Completesa: es registren les pauses? Hi ha dades de tots els treballadors, inclosos els que són de baixa o de vacances?
- Conservació: arriben les dades a 4 anys enrere? Són accessibles o arxivades?
- Informació al treballador: va signar la clàusula RGPD? Sap on consultar els seus registres?
El resultat de la Inspecció pot ser una actuació sense sanció (amb requeriment de millora), una sanció lleu (60–625 €), una greu (751–7.500 €) o molt greu (7.501–225.018 €) segons la LISOS.
Checklist de 5 minuts abans de la visita
- Tens registres diaris de tots els treballadors dels últims 4 anys?
- Pots exportar un informe per persona en menys de 10 minuts?
- El teu sistema és immutable i té audit log de canvis?
- Les dades estan allotjades a la UE amb RGPD aplicable?
- Els teus treballadors van signar la informació sobre el sistema de registre?
Si la resposta a les cinc és sí, estàs llest. Si en falla una, convé tancar aquest forat abans que arribi la Inspecció.
Què fa Jornal9 davant una Inspecció
Els fitxatges es desen amb timestamp del servidor i són immutables des del moment en què es registren. La Inspecció pot accedir en remot quan ho requereixi. L'exportació en PDF, Excel i CSV és instantània. La conservació mínima és de 4 anys en servidors europeus.
Contacta amb nosaltres i deixa el teu registre a punt per a qualsevol Inspecció. Des de 80 €/any, sense IVA, sense permanència.