El RDL 8/2019 fixa una obligació clara: els registres de jornada s'han de conservar durant 4 anys. Sona senzill però a la pràctica amaga decisions importants.
Què exigeix exactament la llei
L'article únic del RDL 8/2019, que modifica l'Art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors, obliga a:
- Registrar diàriament la jornada de cada treballador (entrada i sortida).
- Conservar els registres 4 anys.
- Mantenir-los disponibles per als treballadors, els seus representants legals i la Inspecció de Treball.
No especifica format. Pot ser paper, Excel, full signat o programari. Però sí exigeix fiabilitat i accés en cas de requeriment.
Què passa si els esborres abans
Si la Inspecció demana registres de fa dos anys i no els tens, el tractament és el mateix que si mai no els haguessis dut: falta greu LISOS de 751 a 7.500 € per treballador afectat.
Això passa més sovint del que sembla quan les empreses:
- Canvien de programari i no migren l'històric.
- Guarden fitxatges només a l'ordinador del cap i el disc es trenca.
- Fan servir Excel compartit i algú "neteja" arxius antics.
Què has de conservar exactament
No n'hi ha prou amb guardar "alguna cosa". El mínim exigible:
- Identificació del treballador (nom o DNI).
- Data del dia registrat.
- Hora d'entrada i hora de sortida.
- Correccions amb audit log (qui va corregir, quan, quin motiu).
Opcional però recomanable:
- Pauses (si les tens al conveni o pactades).
- Signatura de l'empleat o mecanisme equivalent de validació.
- Metadada del sistema (timestamp del servidor, IP si aplica).
Format: digital o paper
Tots dos són vàlids. Però només el digital amb registres immutables és auditable sense ambigüitat.
El paper exigeix arxiu físic controlat, risc de pèrdua o deteriorament, i dificultat d'entrega remota a la Inspecció (que té dret a accés telemàtic).
L'Excel és legalment vàlid però molt difícil de defensar en una inspecció: qualsevol pot modificar cel·les sense rastre. La Inspecció sol demanar explicacions addicionals quan el registre és Excel.
Un programari de fitxatge amb registres immutables i audit log resol tots els flancs: accessible, auditable, fiable, remot.
Què passa en canviar de proveïdor
Aquest és l'escenari on més empreses perden dades. Quan migres d'un programari a un altre:
- Exporta tot l'històric abans de cancel·lar el contracte amb el proveïdor antic. PDF, CSV o Excel, el que permeti.
- Desa l'export al teu propi servidor (Google Drive empresa, OneDrive, NAS). No deixis l'històric sota control del proveïdor sortint.
- Documenta la migració: data de tall, format de l'export, responsable. Un email intern ja és suficient.
- Importa al nou sistema si ho permet, o conserva'l com a arxiu paral·lel si no.
El nou sistema ha de començar a registrar des del dia de tall. L'històric anterior queda com a arxiu legal de consulta.
Quan pots esborrar
Passats 4 anys complets des de la data de cada registre, el pots esborrar. Però atenció: hi ha supòsits que estenen la conservació:
- Litigis laborals oberts: conserva mentre el procediment estigui viu.
- Reclamacions d'hores extra: prescriuen a l'any segons Art. 59 ET, però el registre pot ser prova.
- Polítiques internes més estrictes: algunes empreses conserven 5–6 anys per precaució.
Per defecte: 4 anys i esborrat automàtic amb log de destrucció documentat.
Com ho resol Jornal9
Jornal9 conserva tots els registres 4 anys per defecte amb timestamp del servidor immutable. Pots exportar a PDF, Excel o CSV en qualsevol moment des del panell. Si canvies de proveïdor dins del termini, l'export és complet i auditable.
Això forma part del pla estàndard sense cost addicional, des de 80 €/any. Veure preus o llegir com complim.