Passar d'Excel o paper a un registre horari digital no hauria de portar més d'una tarda. Si el teu proveïdor et planteja projectes de setmanes, revisa altres opcions: és un senyal de programari sobredimensionat.
Pas 1 — Audita la teva situació actual
Abans d'escollir res, respon aquestes tres preguntes:
- Quants treballadors tens? Determina el pla i el cost.
- On treballen? Oficina fixa vs equip mòbil canvia les funcions que necessites (GPS, horaris variables).
- Com portes el registre avui? Paper, Excel, WhatsApp, un altre programari. D'aquí surts.
Aquest audit et porta 15 minuts i t'estalvia escollir una eina sobredimensionada o insuficient.
Pas 2 — Escull el programari
Criteris no negociables:
- Registres immutables amb timestamp del servidor.
- Conservació mínim 4 anys.
- Accés remot per a la Inspecció.
- Exportació a PDF, Excel i CSV.
- Compliment RGPD amb dades a la UE.
Evita eines sense aquests quatre requisits. Encara que siguin barates o gratuïtes, et deixaran exposat a sancions LISOS.
Pas 3 — Configura el mateix dia
Qualsevol solució digna hauria de permetre l'alta en hores:
- Dóna d'alta els treballadors amb nom, email i càrrec. Cinc minuts.
- Defineix els horaris per empleat (jornada completa, parcial, torns fixos). Deu minuts si són pocs perfils.
- Configura les pauses automàtiques segons el teu conveni. Cinc minuts.
- Activa el sistema i envia l'enllaç de descàrrega o les credencials a l'equip.
Si el proveïdor et planteja setup de setmanes, és un avís: o el producte és massa complex per a una pime o t'estan venent consultoria que no necessites.
Pas 4 — Forma l'equip en 5 minuts
Un sistema ben dissenyat no requereix formació formal. Però sí una comunicació clara:
- Com es fitxa: obrir l'app, prémer un botó. Demostra-ho en viu.
- Què fer si s'oblida: contactar amb RRHH o l'administrador, que corregirà amb audit log.
- Quines dades es recullen: hora, identificació de l'empleat, ubicació GPS (si s'aplica). Signatura d'informació RGPD.
- A qui acudir amb dubtes: persona responsable dins l'empresa.
Tot això cap en una reunió de 15 minuts o un email amb 4 punts.
Pas 5 — Sortida a producció progressiva
Dos enfocaments vàlids:
- Big bang: tots els treballadors comencen el mateix dia. Recomanat per a equips petits (fins a 10 persones).
- Progressiu: un pilot de 2–3 persones durant una setmana, ajustos, després la resta. Recomanat per a equips més grans o amb perfils molt variats.
En qualsevol dels dos, marca una data de tall clara i comunica-la amb una setmana d'antelació. Tanca l'Excel o el paper en aquesta data i no permetis tornar enrere: el registre paral·lel dual genera més errors que seguretat.
Què fer el primer mes
- Revisa els fitxatges cada setmana. Detectaràs oblits i podràs corregir abans que s'acumulin.
- Exporta un informe mensual i contrasta'l amb el contracte i les hores pactades.
- Obre un canal de feedback de l'equip. Els primers ajustos (horari de pauses, detall de torns) sorgeixen de l'ús real.
Què fer el primer any
- Audita trimestralment les dades: conservació, integritat, correccions.
- Entrena el següent responsable en cas de baixa o rotació. No deixis el sistema en una sola persona.
- Revisa la política de desconnexió digital (Art. 88 LOPDGDD) si hi ha teletreball.
Jornal9 està pensat per a aquest enfocament: setup el mateix dia, 1 clic en fitxar, des de 80 €/any, suport humà en castellà i català. Calcula el teu preu o llegeix com complim amb la llei.